Là một trong những Bộ ngành luôn dẫn đầu về chỉ số ứng dụng CNTT, từ lâu Bộ Tài chính đã sử dụng văn bản điện tử trong công tác chỉ đạo điều hành mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí. Theo tính toán của Bộ Tài chính, với lượng văn bản gửi đến khoảng 358.643 văn bản mỗi năm, trung bình một văn bản dài 5 trang và cần phải chuyển đến 2 đơn vị phối hợp, thì mỗi năm cơ quan Bộ Tài chính sẽ tiết kiệm được lượng in ấn khổng lồ là 3.586.430 trang văn bản.
>>>Xem thêm Thành lập Công ty tại Đà Nẵng , CẦN CHUẨN BỊ GÌ TRƯỚC KHI THÀNH LẬP CÔNG TY, Hóa đơn điện tử: Lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp và cơ quan thuế<<<
Văn phòng không giấy tờ
Chương trình quản lý văn bản và điều hành (eDocTC) đã được cơ quan Bộ Tài chính triển khai tại tất cả các đơn vị vụ, cục kể từ ngày 1/12/2015. Đến nay, sau hơn 3 năm khai thác và sử dụng, số lượng văn bản điện tử được lưu trữ, quản lý trên hệ thống là hơn 1.624.000 văn bản. Trung bình có hơn 464.000 văn bản được lưu trữ, quản lý trên eDocTC mỗi năm.
Đáng lưu ý là văn bản điện tử của Bộ Tài chính đã được luân chuyển xử lý xuyên suốt giữa tất cả các vai trò trong cơ quan: từ văn thư Bộ, tổng hợp - thư ký, văn thư đơn vị, đến lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cấp phòng và tới chuyên viên xử lý văn bản.
Nhờ đó, 100% văn bản giấy gửi đến được cập nhật các trường thông tin quản lý, quét thành văn bản điện tử, luân chuyển tới các đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và lưu trữ trên chương trình eDocTC. Tất cả văn bản đi của Bộ được cấp số, được quét và ký số, lưu trữ và phát hành điện tử gửi tới các đơn vị tại cơ quan Bộ, các Tổng cục thuộc Bộ, 31 Bộ và cơ quan ngang Bộ, 63 Ủy ban nhân dân tỉnh thành phố và Văn phòng Trung ương Đảng qua chương trình eDocTC...
Ngoài ra, các tiện ích như lịch công tác của lãnh đạo cũng được cập nhật và công khai trên chương trình eDocTC. Hoạt động điều động sử dụng xe ô tô, phòng họp được quản lý hoàn toàn trên chương trình. Điều này giúp công khai minh bạch trong quản lý hành chính, nâng cao kỷ cương kỷ luật trong hoạt động công vụ.
Với các lợi ích mang lại, chương trình quản lý văn bản và điều hành không chỉ được sử dụng ở các đơn vị tại cơ quan Bộ, mà các đơn vị cấp Tổng cục cũng tích cực khai thác sử dụng. Theo số liệu thống kê đến giữa tháng 3/2019, tổng số văn bản được quét, lưu trữ trên chương trình eDocTC tại Tổng cục Thuế gần 4,8 triệu văn bản, tại Tổng cục Hải quan là gần 1 triệu văn bản.
Chương trình quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tài chính đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản lý văn bản đến và đi, cho phép tin học hóa các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý nghiệp vụ lưu trữ, quản lý phòng họp, xe ô tô, lịch làm việc của lãnh đạo.
Việc sử dụng eDocTC còn góp phần giảm bớt đáng kể chi phí phí in ấn, chi phí photocopy văn bản, góp phần thực hiện tiết kiệm ngân sách nhà nước. Trước đó, từ ngày 1/6/2016, Văn phòng Bộ Tài chính đã thực hiện chuyển văn bản giấy và điện tử đến đơn vị chủ trì, chỉ chuyển văn bản điện tử đến đơn vị phối hợp. Với lượng văn bản đến cơ quan Bộ khoảng 358.643 văn bản/năm, mỗi văn bản trung bình khoảng 5 trang, với giả thiết cần photocopy mỗi văn bản đến cho hai đơn vị phối hợp thì việc triển khai chương trình eDocTC chỉ riêng tại khối cơ quan Bộ sẽ tiết kiệm chi phí photocopy khoảng 3.586.430 trang văn bản.
Tạo nền tảng cho Chính phủ điện tử
Để thực hiện kết nối việc gửi nhận văn bản đến, văn bản đi giữa chương trình quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tài chính với các Tổng cục và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc, Hệ thống tích hợp trao đổi văn bản điện tử ngành Tài chính (eDocHub) đã được đưa vào sử dụng từ tháng 8/2015.
Vừa qua, hệ thống tích hợp trao đổi văn bản điện tử ngành Tài chính đã chính thức kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia, thực hiện gửi nhận văn bản với 95 đầu mối cấp trung ương và ủy ban nhân dân 63 tỉnh, thành phố. Văn phòng Bộ Tài chính bước đầu đã thực hiện tiếp nhận văn bản điện tử từ 95 bộ, ngành, ủy ban nhân dân thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia. Bộ phận văn thư đã không phải quét lại các văn bản mà sử dụng luôn tệp nội dung của các đơn vị gửi, giúp giảm thiểu được thời gian nhập văn bản, quét văn bản đưa vào hệ thống...
Có thể thấy, việc triển khai chương trình eDocTC và eDocHub tại Bộ Tài chính đã góp phần tạo nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Đây là một trong những bước đi đầu tiên trong quá trình hiện thức hóa xây dựng văn phòng không giấy tờ, môi trường cộng tác số. Việc triển khai sử dụng các chương trình nêu trên đã làm thay đổi về phương pháp làm việc từ cấp quản lý, chỉ đạo cho tới cấp chuyên viên xử lý. Nhờ đó công tác chỉ đạo điều hành được kịp thời, đạt kết quả tốt, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng khả năng khai thác, xử lý thông tin văn bản của các cấp.
Tuệ Anh
